Direction des opérations externe · ASBL, AISBL & fédérations · Bruxelles
Notre promesse : le silence opérationnel. Tout est en ordre, tout est prouvable. Vous portez la stratégie, nous tenons ce qui la rend possible.
30 minutes · en visio · vous repartez avec le périmètre de l’audit
Le problème
Statuts modifiés, publication non suivie
PV d’AG non signé
Factures sans bon de commande
Budget voté, écarts non remontés
Contrats sans avenant à jour
Document obligatoire non diffusé
L’offre
Nous entrons dans l’organisation. Nous prenons la fonction en main. Vous gardez les arbitrages qui vous engagent.
Un état des lieux de vos dossiers : ce qui tient, ce qui manque, ce qui est urgent. Prêt pour le conseil d’administration.
On remet chaque dossier à sa place. On repère ce qui manque, on va chercher l’information, on complète. L’urgent passe d’abord.
Votre direction des opérations, en place. On tient les dossiers à jour, on prépare les décisions, on conseille la direction.
Le périmètre
Ce qui est fait, ce qui manque, la prochaine action.Exemples fictifs
On prépare les conseils et assemblées, on suit les décisions, on tient les procès-verbaux et les registres.
On rapproche les pièces, on suit le budget voté, on prépare le travail du comptable.
On contrôle les éléments de paie, on tient les contrats et les dossiers du personnel, on suit les évaluations, le bien-être et la prévention.
On tient le fichier des membres, on prépare les appels de cotisation, on suit les paiements et les relances.
On centralise les contrats, on surveille les préavis et les reconductions tacites, on rattache chaque facture à son dossier.
On identifie chaque obligation, son échéance, la personne responsable et la pièce qui atteste sa réalisation.
Avant de recruter
Avant d’ouvrir un poste qui couvre finance, RH, membres et conformité, regardez ce qui rend le travail difficile à reprendre.
Recruter ne règle pas ce qui n’est ni organisé ni transmissible.
Démonstration
Choisissez une situation. Vous voyez ce qui est vérifié selon les règles convenues, la seule vraie décision qui vous revient, et le suivi jusqu’à la clôture.
Démonstration · Données fictives · Rien n’est envoyé.
La méthode
Le but : tout en ordre, tout prouvable.
Ce qui est observé dans le dossier, pas ce qu’on en dit.
Le document qui l’établit, daté et classé.
Ce qu’il faut faire, et qui le fait.
Les documents ont une place, les flux un responsable.
Les pièces, décisions et procédures nécessaires sont présentes.
Les informations critiques sont à jour.
La version de référence est identifiable.
Accès, noms, statuts et archives sont tenus, avec des règles de conservation définies.
Un référentiel écrit, versionné et daté. Chaque vérification renvoie à une règle.référentiel STRVCTVR · versionné · daté
La responsabilité
La fondatrice
Vingt-cinq ans dans les métiers des opérations, de l’accueil à la direction. Elle a créé des entreprises, dirigé des équipes et travaillé dans les affaires européennes.
Caroline Demeyere a construit elle-même, avec des agents IA, le logiciel de sa fonction. STRVCTVR, c’est sa façon de travailler, rendue transmissible.
La porte d’entrée
Pour préciser votre besoin et le périmètre de l’audit.
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